Digitalisierung von Daten Trend auch bei kleineren Firmen

Zweiter Workshop thematisiert papierloses Büro

Wismar / Grevesmühlen Viele Daten werden heute in Firmen noch analog vorgehalten. Je kleiner die Firma, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, das Daten in analoger Form dokumentiert werden. Über 90 Prozent der Firmen in Mecklenburg-Vorpommern sind kleine Betriebe mit maximal 10 Mitarbeiter*innen. Auch für diese Firmen gibt es digitale und bezahlbare Lösungen.
Aus diesen Gründen wählten der InnovationPort Wismar, die Wirtschaftsförderung des Landkreises Nordwestmecklenburg sowie die Stadt Grevesmühlen das Thema „Das digitale Büro – Bürokratie vereinfachen“ für den zweiten Workshop der Reihe „Digitalisierung einfacher gestalten“ aus.
Während des Workshops bei den Stadtwerken Grevesmühlen führten drei Digital-Experten in das Thema Digitalisierung und Verarbeitung von Bürodaten ein.

Paul Menninghaus, Steuerberater aus Wismar mit 30 Jahren Berufserfahrung, wies auf steuerrechtliche Vorgaben zur Speicherung und Dokumentation von Daten hin. „Heute werden die Belege unserer Kunden digital von unseren Systemen eingelesen. So verschneiden wir Bankdaten mit Belegen und den Daten aus der Buchhaltung“, so Menninghaus. „Sie müssen die Daten 10 Jahre nach DIN ISO 9001 vorhalten. Das kann auch rein digital erfolgen. Daten aus der Lohnbuchhaltung müssen Sie für Prüfungen auch länger aufbewahren. Das Handelsgesetzbuch sieht vor, dass Sie diese Daten als pdf-Dateien vorhalten“ informiert der Steuerberater.

Björn Rennpferd, seit 2001 Geschäftsführer von KEIDATA aus Wismar stellte live Kopierersysteme den Workshop-Teilnehmer*innen vor. Er präsentiert zudem das pdf/A-Dateiformat. „Diese spezielle Form der pdf-Datei ist sehr stabil und kann über Jahrezehnte vorgehalten und eingelesen werden“, erläutert Rennpferd. Sodann stellte er die Optical Character Recognition (OCR) vor. Dies ist eine spezielle Form der Text- bzw. Datenerkennung. Die Software findet Datensegmente auch in großen Datenmengen und findet so Daten sehr schnell. Auch die Zeiterfassung kann heutzutage über Kopierer erfolgen. So können über Chips am Scanner die Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden. „Heute ist ein Kopierer halt viel mehr, als noch vor ein Paar Jahren. Wir können auf individuelle Kundenbedürfnisse dabei eingehen“ so der Geschäftsführer.

Volker Schütze, Inhaber der Schütze Softeware & Systemberatung aus Rostock-Warnemünde stellte im letzten Vortrag Enterprise Content Mangement Systeme (ECMs) in der Praxis vor.  „Sie stellen damit ganze Prozesse in Ihrem Unternehmen digital dar“ so Schütze. Damit können Daten rechtskonform aufbewahrt und große Datenmengen vorgehalten und bearbeitet werden. „Sie können so mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Standorten arbeiten, z. B. bei der Freigabe von Rechnungen“ berichtet Schütze über die Vorteile derartiger Systeme.

Der InnovationPort Wismar und die Wirtschaftsförderung Nordwestmecklenburg führen ergänzend zur Veranstaltung am 2. Mai einen kostenfreien Beratungstag zum Thema Digitalisierung und Archivierung von Bürodaten durch.
Hier können Interessierte technische Fragen stellen und sich über Förderprogramme informieren. Anmeldungen sind bis zum 28. April unter d.kurt@wfg-nwm.de möglich.

Der dritte Workshop der Reihe findet zum Thema „Google my Business“ am 13. Juni 2023 von 15.00 bis 18.00 Uhr wieder bei den Stadtwerken Grevesmühlen statt.

Kontakt:

Wirtschaftsförderungsgesellschaft Nordwestmecklenburg mbH, August-Bebel-Str. 1, 23936 Grevesmühlen

E-Mail: m.kopp@wfg-nwm.de, Internet: www.wfg-nwm.de, V.i.S.d.P.: Martin Kopp